[主題閱讀] 002 會議

前言

主要想針對開會這個目標進行一次的主題型閱讀,主要訴求有兩種:

  1. 了解開會的目的
  2. 如何快速開會達到目的

本次使用的閱讀技巧,翻開書籍前,先列出幾個想要詢問書籍的「問題」,再翻書找答案。

閱讀流程

  1. 先在圖書館找與【會議】、【會議紀錄】的書籍
  2. 可以翻閱大綱,找到想要詢問的問題
  3. 列出所有的問題
  4. 開始找答案

問題列表

  1. 為什麼要開會,開會可以達到什麼目的
  2. 開會有哪些進行方式
  3. 開會中如果大家有意見要怎麼協調
  4. 開會要怎麼再報告的時候說重點
  5. 開會一定要有主持人嗎?他應該要有哪些能力
  6. 開會通常有那些問題

開會目的

  • 有多方意見,取得大家的共識

會議性質

  1. 腦力激盪的會議
    • 召集對等成員(可能可以排除主管)
    • 加入可刺激思考的人(點子王、不同部門)
    • 有正向積極氣氛的人
  2. 決策的會議
    • 需要有最後決定權的人
    • 排除太過於心直口快
    • 找口條清晰的人

開會進行方式-事前開會

  1. 目的: 這次開會為了討論什麼
  2. 目標: 希望達到那些結論與討論程度
  3. 議題: 為了達成目標,需要具備哪些議題
  4. 流程: 為了達成目標需要用什麼順序來討論,並且預估討論的時間
  5. 預備資料: 參加會議的人,需要準備哪些資料
  6. 規則: 為了得到結論,參加會議前要些做好什麼心理準備
    • 盡量做出舉證、截圖
    • 抱怨之外也提出解決方案
    • 有反對意見的勇氣

常見的開會問題

  1. 大家不說話
  2. 大家各說各話
    • 沒有取得共識
    • 發表演說,抓不到重點
    • 討論離題
    • 發言多半是「應該」、「想必」
    • 摸不清楚的討論脈絡

開會中如果大家有意見要怎麼協調

  1. 理解意見
  2. 找出主張與根據
  3. 利用引導性的方式
    • 引出立論,發表論點
    • 論點背後的根據要素
    • 是否以偏概全
  4. 整理
    • 組織化整理
    • 便利貼 –> 分類 –> 統整
    • 邏輯樹整理思緒
  5. 找共識
    • 決議評比表格
    • 投資報酬舉證

開會是否需要有主持人

  • 主持人:
    • 擅長主持會議,做出摘要,指出重點,讓發言者認可,也讓大家了解意見內容。
    • 發言內容偏題可以協助拉回主題
  • 主要目的:引導會議流程,找出結論

主持人需要哪些能力

  • 設定力
  • 重點力
  • 驗證力
  • 整合力
  • 說服力
  • 架構力

說重點的技巧

  1. 條列式表達
    • 結構化
      • 整合層級感
      • 瞬間可以對內容全貌有所理解
    • 故事化
      • 製造誘因
      • 讓閱讀者想要繼續讀下去,直到想把所說的內容說出來
    • 訊息化
      • 表明立場
      • 修飾自己的用詞表現,表達自己的內容

參考書籍

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