[主題閱讀] 002 會議
飛飛 | 2023-03-22前言
主要想針對開會這個目標進行一次的主題型閱讀，主要訴求有兩種：
- 了解開會的目的
- 如何快速開會達到目的
本次使用的閱讀技巧，翻開書籍前，先列出幾個想要詢問書籍的「問題」，再翻書找答案。
閱讀流程
- 先在圖書館找與【會議】、【會議紀錄】的書籍
- 可以翻閱大綱，找到想要詢問的問題
- 列出所有的問題
- 開始找答案
問題列表
- 為什麼要開會，開會可以達到什麼目的
- 開會有哪些進行方式
- 開會中如果大家有意見要怎麼協調
- 開會要怎麼再報告的時候說重點
- 開會一定要有主持人嗎?他應該要有哪些能力
- 開會通常有那些問題
開會目的
- 有多方意見，取得大家的共識
會議性質
- 腦力激盪的會議
- 召集對等成員(可能可以排除主管)
- 加入可刺激思考的人(點子王、不同部門)
- 有正向積極氣氛的人
- 決策的會議
- 需要有最後決定權的人
- 排除太過於心直口快
- 找口條清晰的人
開會進行方式-事前開會
- 目的: 這次開會為了討論什麼
- 目標: 希望達到那些結論與討論程度
- 議題: 為了達成目標，需要具備哪些議題
- 流程: 為了達成目標需要用什麼順序來討論，並且預估討論的時間
- 預備資料: 參加會議的人，需要準備哪些資料
- 規則: 為了得到結論，參加會議前要些做好什麼心理準備
- 盡量做出舉證、截圖
- 抱怨之外也提出解決方案
- 有反對意見的勇氣
常見的開會問題
- 大家不說話
- 大家各說各話
- 沒有取得共識
- 發表演說，抓不到重點
- 討論離題
- 發言多半是「應該」、「想必」
- 摸不清楚的討論脈絡
開會中如果大家有意見要怎麼協調
- 理解意見
- 找出主張與根據
- 利用引導性的方式
- 引出立論，發表論點
- 論點背後的根據要素
- 是否以偏概全
- 整理
- 組織化整理
- 便利貼 --> 分類 --> 統整
- 邏輯樹整理思緒
- 找共識
- 決議評比表格
- 投資報酬舉證
開會是否需要有主持人
- 主持人:
- 擅長主持會議，做出摘要，指出重點，讓發言者認可，也讓大家了解意見內容。
- 發言內容偏題可以協助拉回主題
- 主要目的：引導會議流程，找出結論
主持人需要哪些能力
- 設定力
- 重點力
- 驗證力
- 整合力
- 說服力
- 架構力
說重點的技巧
- 條列式表達
- 結構化
- 整合層級感
- 瞬間可以對內容全貌有所理解
- 故事化
- 製造誘因
- 讓閱讀者想要繼續讀下去，直到想把所說的內容說出來
- 訊息化
- 表明立場
- 修飾自己的用詞表現，表達自己的內容
- 結構化